Bezpłatna konsultacja
Zakup energii elektrycznej jest jednym z kluczowych procesów kosztowych w wielu przedsiębiorstwach, dlatego wymaga podejścia strategicznego, a nie jedynie operacyjnego. Niestety wciąż traktowany jest jako czynność operacyjna, którą trzeba „odhaczyć”, zanim skończy się poprzednia umowa. Oferty spływają z różnych stron, działy techniczne lub zakupowe porównują je na szybko, a decyzja często sprowadza się do wyboru najniższej ceny za kWh. Przez chwilę wydaje się, że wszystko jest w porządku. Do momentu, gdy przychodzi pierwsza faktura. To właśnie wtedy zaczyna się szukanie przyczyn rozbieżności, nerwowe porównywanie zapisów umowy i próby wyjaśnienia, dlaczego oferta, która na papierze wyglądała najkorzystniej, w rzeczywistości generuje dużo wyższe koszty, niż ktokolwiek zakładał. Właśnie w tym momencie ujawniają się błędy, które w polskich firmach powtarzają się regularnie i nierzadko kosztują je setki tysięcy złotych rocznie.
Największy problem polega na tym, że większości tych błędów można uniknąć. Zakup energii to nie tylko wybór ceny to obszar, który wymaga strategicznego myślenia, analizy danych, zrozumienia mechanizmów rynku oraz znajomości zapisów kontraktowych. W tym artykule analizujemy dziesięć najczęściej powtarzających się błędów, które obserwujemy w firmach produkcyjnych, usługowych i handlowych w całej Polsce. Jeśli w Twojej organizacji zakup energii wciąż wygląda jak szybki przetarg oparty na „najtańszej cenie”, istnieje duża szansa, że kilka z tych błędów dotyczy również Ciebie.
Firmy, które traktują zakup energii elektrycznej jako szybki przetarg, często wpadają w te same pułapki, wynikające z braku danych i presji czasu. Niestety zakup energii elektrycznej to złożony proces, a cena jednostkowa to tylko fragment całkowitego kosztu. Dla części firm różnica między ceną w umowie a finalnym kosztem na fakturze wynosi nawet kilkanaście procent miesięcznie. Wynika to z tego, że rzeczywista cena energii to suma wielu elementów: opłat dystrybucyjnych i przesyłowych, kosztów rezerwowania mocy, opłat wynikających z prognoz, a także mechanizmów indeksacyjnych, które mogą w trakcie obowiązywania umowy podnosić cenę o kilka, a nawet kilkanaście procent.
Firmy, które kierują się wyłącznie ceną kWh, regularnie przepłacają. Co więcej, najtańsza oferta niemal nigdy nie okazuje się najtańsza po kilku miesiącach obowiązywania kontraktu. W rzeczywistości może stać się jedną z najdroższych. Dlatego decyzja o zakupie powinna opierać się na całkowitym koszcie zakupu energii (TCO), a nie tylko na pierwszym wrażeniu z oferty handlowej.
Drugim powszechnym błędem jest brak pracy na aktualnych danych o zużyciu energii. Aby zakup energii elektrycznej był efektywny, konieczne jest oparcie decyzji na aktualnym profilu zużycia i rzetelnych symulacjach.W wielu firmach decyzje zakupowe są podejmowane na podstawie archiwalnych informacji sprzed dwóch czy trzech lat. W tym czasie zmienić się może absolutnie wszystko: linie produkcyjne, liczba zmian, intensywność pracy, sezonowość, a nawet zmiany technologiczne. Jeśli profil zużycia nie zostanie odświeżony, firma podpisuje kontrakt, który w żaden sposób nie odpowiada jej rzeczywistym potrzebom.
Konsekwencje są zawsze te same: odchylenia od prognoz, kary, zwiększone koszty i ciągłe tłumaczenia między działem technicznym a finansowym, dlaczego budżet znowu „nie spiął się” z planem. Rzetelna analiza powinna obejmować co najmniej 12 miesięcy danych godzinowych, aby odzwierciedlić realny rytm funkcjonowania przedsiębiorstwa. Dopiero wtedy oferta sprzedawcy może zostać oceniona jako adekwatna.
W firmach, które nie mają strategii zakupowej, decyzje zapadają dopiero wtedy, gdy kończy się dotychczasowy kontrakt. Jest to jeden z najdroższych możliwych scenariuszy. Rynek energii jest zmienny i potrafi reagować gwałtownie na sytuację geopolityczną, pogodową czy surowcową. Zakup pod presją czasu zmusza firmę do zaakceptowania aktualnej ceny niezależnie od tego, czy jest korzystna, czy wręcz przeciwnie.
Firmy, które chcą uniknąć wysokich kosztów i wahań budżetowych, stosują strategię zabezpieczenia cen. Polega ona na tym, że część wolumenu kupowana jest z wyprzedzeniem poprzez kontrakty terminowe, a część pozostaje elastyczna i reaguje na bieżącą sytuację rynkową. Dzięki temu możliwe jest równoczesne stabilizowanie kosztów i wykorzystywanie okazji rynkowych. Co kluczowe - strategia musi być oparta na danych, a nie na intuicji.
Jednym z punktów, które najczęściej zaskakują przedsiębiorców, są mechanizmy waloryzacyjne zapisane w umowach. Duża część firm skupia się na cenie wyjściowej, natomiast całkowicie ignoruje to, w jaki sposób ta cena będzie się zmieniać w trakcie trwania kontraktu. W załącznikach do umów znajdują się zapisy powiązane z kursem euro, cenami CO₂, notowaniami surowców czy indeksami giełdowymi. Mogą one powodować, że cena energii wzrośnie nawet o kilkanaście procent bez możliwości wypowiedzenia umowy i bez negocjacji.
Firmy często nie zdają sobie sprawy z tego, że przy wysokiej ekspozycji na indeksy rynkowe, koszt energii może wymknąć się spod kontroli. Dopiero po czasie zauważają, że cena obowiązująca w umowie stanowi jedynie punkt startowy, a realny koszt zależy od szeregu czynników, których nikt wcześniej nie przeanalizował. Dlatego podpisując kontrakt, trzeba zrozumieć mechanizm waloryzacji i przygotować symulację zachowania ceny w kilku scenariuszach.
W wielu firmach parametry techniczne, takie jak moc umowna czy grupa taryfowa, pozostają niezmieniane przez lata. Problem polega na tym, że profil pracy przedsiębiorstwa zmienia się nieustannie, a wraz z nim zapotrzebowanie na moc. Zbyt wysoka moc umowna oznacza, że firma płaci za coś, czego realnie nie wykorzystuje. Zbyt niska — że firma naraża się na wysokie kary za przekroczenia. W obu przypadkach koszt jest znaczący.
Wyjściem z sytuacji jest regularna analiza obciążenia i dopasowanie mocy do rzeczywistych potrzeb. Dziś dostępne są systemy, które automatycznie monitorują obciążenia i ostrzegają o przekroczeniach. W firmach, które wdrożyły monitoring, koszty potrafią spaść nawet o kilkanaście procent, ponieważ decyzje są oparte na faktach, a nie na domysłach lub ustaleniach sprzed wielu lat.
Jednym z największych problemów rynku energii jest brak ujednoliconych ofert. Każdy sprzedawca używa innego formatu, różnych założeń i innego sposobu liczenia kosztów. Firmy porównują więc „jabłka z gruszkami”, nie mogąc rzetelnie ocenić, co faktycznie kupują. W rezultacie decyzje zakupowe są oparte na intuicji lub wrażeniu, które wywołał handlowiec, a nie na twardych danych.
Profesjonalny proces zakupowy wymaga stworzenia jednolitego szablonu zapytania (RFP), w którym dostawcy muszą zaprezentować ofertę według określonych zasad. Dzięki temu firma może zestawić oferty w jednym arkuszu i podejmować decyzję na podstawie liczb, a nie marketingowych trików.
Każdy sprzedawca energii wie, że jeśli klient zaczyna rozmowy na miesiąc czy dwa przed końcem obowiązującej umowy, znajduje się w sytuacji bez wyboru. Brakuje czasu na analizę rynku, przetarg, negocjacje i symulacje. W efekcie firma akceptuje warunki, które nie są optymalne, bo liczy się „zdążenie” z podpisaniem umowy przed deadlinem.
Optymalny czas na rozpoczęcie procesu zakupowego to minimum sześć miesięcy przed końcem obowiązującego kontraktu. Wtedy jest czas na analizę trendów, przygotowanie strategii, negocjacje i podjęcie świadomej, a nie wymuszonej decyzji.
Podpisanie kontraktu nie kończy procesu zakupu energii — wręcz przeciwnie, dopiero go zaczyna. To właśnie w trakcie obowiązywania umowy pojawiają się największe różnice między planem a rzeczywistym zużyciem. Bez regularnego monitoringu firma może przez wiele miesięcy nawet nie zauważyć, że przepłaca na odchyleniach lub błędach fakturowania.
Monitoring kwartalny pozwala porównać prognozy z realnymi danymi i w porę zareagować na odchylenia. W wielu firmach sam monitoring i korekta wolumenów generują oszczędności liczone w setkach tysięcy złotych rocznie.
W dużych przedsiębiorstwach zakupy energii są odrębną kategorią, a zużycie energii w procesach produkcyjnych — inną. Problem polega na tym, że jeśli te obszary nie są zarządzane razem, firma nigdy nie osiąga pełnych oszczędności. Można wynegocjować świetną cenę, ale jeśli urządzenia pracują nieefektywnie, a procesy są nieoptymalne, całe oszczędności „rozpływają się” w operacjach.
Dlatego najlepsze wyniki osiągają firmy, które łączą zakupy energii z audytem energetycznym, monitoringiem zużycia i projektami modernizacyjnymi. Dopiero wtedy efektywność energetyczna staje się spójna i trwała.
Wiele umów energetycznych nie zawiera żadnych klauzul elastyczności. Ceny spadają, rynek się zmienia, pojawiają się nowe modele zakupowe — a firma nie może zareagować, bo kontrakt nie daje ku temu podstaw. Efekt: przedsiębiorstwo płaci więcej niż powinno, a jedyną odpowiedzią jest „poczekać do końca umowy”.
Klauzule renegocjacyjne, elastyczność wolumenów, zapisy o możliwości zmiany modelu zakupu — to elementy, które pozwalają firmie chronić się przed zmiennością rynku. Kontrakt musi być narzędziem zarządzania, a nie blokadą na najbliższe lata.
Firmy nie przepłacają za energię dlatego, że mają zbyt drogie stawki. Przepłacają dlatego, że nie mają procesu, nie analizują danych, nie monitorują zużycia i nie zabezpieczają cen. Wystarczy uporządkować te elementy, by obniżyć wydatki nawet o kilkanaście procent rocznie — bez inwestycji w nowe technologie.
Jeśli chcesz wprowadzić w swojej organizacji profesjonalny model zakupu energii, zespół KIDE może pomóc na każdym etapie: od analizy profilu zużycia, przez przygotowanie strategii zakupowej, aż po nadzór nad realizacją kontraktu.
Skupienie na cenie kWh, brak analiz profilu zużycia, brak strategii i waloryzacji.
Zawsze według TCO: całkowitego kosztu zakupu.
Minimum 6 miesięcy przed końcem umowy. W KIDE mamy doświadczenie w sytuacjach „na ostatnią chwilę”. Zdarza się, że klient zgłasza się do nas dosłownie na finiszu umowy, gdy termin wypowiedzenia już minął, rynek jest niestabilny, a budżet na kolejny rok wisi na włosku. W takich momentach naszą rolą jest nie tylko wynegocjować jak najkorzystniejsze warunki, ale również zminimalizować ryzyka wynikające z presji czasu, braku analiz i chaosu informacyjnego.
Niższe koszty, niższe ryzyko i przewidywalność budżetu.
W KIDE szukamy konkretnych, mierzalnych rozwiązań – dopasowanych do potrzeb Twojej firmy. Działamy kompleksowo – od analizy, przez doradztwo, po wdrożenie rozwiązań, które przynoszą realne oszczędności.
