Nasz klient to średniej wielkości firma specjalizująca się w dostarczaniu nowoczesnych rozwiązań z zakresu automatycznej identyfikacji i gromadzenia danych. Spółka oferuje drukarki etykiet, skanery kodów kreskowych, terminale mobilne oraz systemy wspierające zarządzanie procesami w przedsiębiorstwach. Rozwiązania firmy znajdują zastosowanie w handlu, logistyce, produkcji, ochronie zdrowia oraz administracji. Firma zapewnia doradztwo techniczne, wsparcie wdrożeniowe oraz serwis urządzeń. Celem firmy jest zwiększanie efektywności operacyjnej klientów poprzez wykorzystanie innowacyjnych technologii i sprawdzonych narzędzi biznesowych.
Ze względu na charakter procesów zużycie energii jest przewidywalne, jednak brak ciągłości produkcji sprawia, że wrażliwość na ceny rynkowe pozostaje wysoka. Dlatego optymalizacja zakupu energii dla firm była dla organizacji jednym z kluczowych obszarów poprawy kosztowej. Rosnące ceny energii oraz całkowity brak uporządkowanego procesu zakupowego skłoniły przedsiębiorstwo do poszukania partnera, który pomoże ograniczyć ryzyko przepłacania i wskazać najbardziej opłacalne momenty zawierania umów.
W 2018 roku klient zgłosił się do nas z problemem rosnących rachunków za energię. Podczas naszej analizy okazało się, że:
zakupy energii były realizowane przypadkowo, bez odniesienia do sytuacji rynkowej,
firma nie posiadała żadnego harmonogramu zakupowego oraz nie prowadziła monitoringu rynku energii, przez co zakup energii odbywał się w niekorzystnych momentach,
brakowało wiedzy i procedur, które umożliwiałyby podejmowanie świadomych decyzji.
W efekcie przedsiębiorstwo ponosiło niepotrzebnie wysokie koszty, mimo że wolumen zużycia był stosunkowo niewielki.
1. Stworzenie harmonogramu zakupowego. Przygotowaliśmy przejrzysty harmonogram z jasno określonymi punktami decyzyjnymi. Uwzględniał on zarówno sezony rynkowe, jak i wewnętrzne procesy budżetowe, dzięki czemu decyzje były podejmowane wcześniej, świadomie i przewidywalnie.
2. Wybór optymalnego momentu zakupu. Na podstawie analizy trendów cenowych oraz napięć rynkowych wskazaliśmy klientowi optymalny okres na zawarcie umowy. Dzięki temu możliwe było skorzystanie z niższych stawek dostępnych jedynie w krótkim „oknie zakupowym”.
3. Przeprowadzenie przetargu. Czyli największy win - win. Zorganizowaliśmy konkurencyjne zapytanie ofertowe do szerokiego grona sprzedawców (ponad 10 firm). Wszystkie propozycje zostały przeanalizowane pod względem technicznym i prawnym, został sprawdzony każdy zapis oraz kruczek. Po przeprowadzeniu analizy przygotowaliśmy dla klienta kompleksowy dokument, w którym dokonaliśmy porównania wszystkich ofert od sprzedawców. Zawierał on również nasze objaśnienia, komentarze oraz rekomendacje. Na podstawie niego firma zdecydowała się na wybór sprzedawcy i jednocześnie otrzymała najkorzystniejsze warunki do jej stanu obecnego.
Wdrożone działania przyniosły firmie wymierne i łatwo mierzalne korzyści:
42 000 zł oszczędności, co oznacza 20% redukcji kosztów względem wcześniejszych warunków,
lepsze dopasowanie momentu zakupu do sytuacji rynkowej,
powtarzalny i przejrzysty schemat działania, możliwy do stosowania w kolejnych latach,
większą świadomość kosztów energii, bez konieczności budowania dużego działu zakupów.
Dzięki temu optymalizacja zakupu energii dla firm stała się stałym elementem zarządzania kosztami, a klient zyskał pełną kontrolę nad procesem, przy minimalnym nakładzie czasu i zasobów.
Podczas bezpłatnej 30-minutowej konsultacji przeanalizujemy Twoją obecną umowę i wskażemy, czy możliwe są oszczędności, nawet sięgające setek tysięcy złotych. Pokażemy, jak odzyskać kontrolę nad kosztami energii i podpowiemy, jak stworzyć skuteczny harmonogram zakupowy.
